Constituir uma subsidiária em Portugal, ou não constituir

A constituição em si. O regime de empresa na hora permite constituir uma sociedade por quotas num único atendimento, e o capital social mínimo é simbólico. Portugal é, nesta parte, mais simples do que a maior parte da Europa.

O registo comercial e a obtenção do número de identificação de pessoa colectiva acompanham a constituição, e a informação fica pública e acessível em linha, o que evita a maior parte das idas a balcões que outros países ainda exigem. Até aqui, a experiência corresponde à reputação.

Quando ainda não se sabe se o mercado funciona, quando a equipa é pequena, ou quando o horizonte é experimental. Contratar através de um fornecedor que emprega as pessoas dá operação real sem estrutura própria, e converte-se em entidade própria mais tarde se os números confirmarem.

Também quando a equipa é pequena e dispersa. Três pessoas em Portugal a reportar a uma sede noutro país não justificam a estrutura, as obrigações declarativas e o tempo de gestão que uma entidade consome, e a conta só passa a favorecer a entidade própria algures acima de dez ou quinze pessoas.

Mensalmente: comunicação de facturas à Autoridade Tributária, processamento de salários com retenções e contribuições, e declarações de retenção na fonte. Trimestral ou mensalmente conforme o volume: declaração periódica de IVA. Anualmente: contas, declaração de rendimentos e a Informação Empresarial Simplificada.

Acrescem as obrigações societárias: aprovação de contas em assembleia dentro do prazo legal, depósito das contas no registo comercial, e actualização do registo do beneficiário efectivo sempre que haja alteração. São obrigações leves em esforço e com consequências desproporcionadas quando esquecidas.

E as obrigações laborais: relatório único anual, medicina no trabalho, e comunicação de admissões e cessações à segurança social nos prazos próprios. Para uma empresa estrangeira, estas são as que passam mais facilmente despercebidas porque não têm equivalente directo noutros países.

Passa a haver folha de salários com catorze pagamentos, contribuições mensais para a segurança social, retenções na fonte, subsídio de alimentação, seguro de acidentes de trabalho e exame de medicina no trabalho antes do início de funções. Nenhum destes é opcional e todos têm prazos próprios.

O contrato de trabalho tem de estar conforme com a legislação laboral portuguesa em forma e conteúdo, e um contrato traduzido de outro país raramente está. Cláusulas de não concorrência, períodos experimentais e regimes de horário têm regras específicas que não se importam de outra jurisdição.

Também passa a existir exposição a contencioso laboral. Não é uma razão para não contratar, é uma razão para fazer bem a contratação, documentar o desempenho desde o início, e ter apoio jurídico local disponível antes de precisar dele e não durante.

Importar o contrato de trabalho da casa-mãe. Cláusulas de não concorrência sem compensação, períodos experimentais mais longos do que a lei permite, e regimes de horário que não existem no enquadramento português são inválidos, e a invalidade só se descobre quando alguém a invoca.

Tratar o subsídio de alimentação e os catorze pagamentos como benefícios negociáveis. Não são: os subsídios de férias e de Natal são retribuição devida, e desenhar um pacote que os inclui no valor anual anunciado cria uma expectativa errada e frequentemente um litígio.

Ignorar os instrumentos de regulamentação colectiva do sector, que podem fixar tabelas mínimas acima do salário mínimo nacional e condições específicas, e que se aplicam independentemente de a empresa estar ou não filiada numa associação.

E subestimar a medicina no trabalho, que é obrigatória, tem exames de admissão antes do início de funções e exames periódicos, e é frequentemente esquecida até uma inspecção a perguntar. É barata e é um incumprimento fácil de evitar e desnecessariamente comum.

Um contabilista certificado, que é obrigação legal e não opção, e cuja escolha importa mais do que o preço sugere. É quem assina as declarações, quem responde à administração fiscal e quem avisa antes de um problema se tornar um incumprimento, e a diferença entre um bom e um barato aparece no primeiro fecho.

Apoio jurídico laboral disponível antes de ser preciso. Rever os contratos-tipo antes de os primeiros dez serem assinados custa uma fracção de corrigir dez contratos com uma cláusula inválida, e a segunda situação descobre-se sempre no pior momento.

Um serviço de medicina no trabalho contratado antes da primeira admissão, porque o exame de admissão tem de ocorrer antes do início de funções e não depois. É barato, é obrigatório, e é o incumprimento mais frequente entre empresas estrangeiras recém-instaladas.

E alguém local com autoridade para decidir. Uma subsidiária gerida inteiramente à distância acumula pequenas decisões pendentes que a sede não tem contexto para tomar depressa, e o atraso agregado dessas decisões é o custo escondido mais consistente deste modelo.