Agentes e automação

O passo que consome mais tempo e menos julgamento, que raramente é o passo que parece mais impressionante. Copiar informação entre dois sistemas que não falam um com o outro é aborrecido, é o que mais consome tempo em muitas operações, e é o que mais fiavelmente se automatiza.

Antes disso, porém, vale a pena perguntar se o passo devia existir. Uma parte substancial do trabalho manual em processos empresariais existe para compensar uma integração em falta ou um campo que alguém não preenche, e automatizar a compensação fixa o problema original permanentemente.

Medimos o processo antes de propor automação, e não é raro concluirmos que a intervenção certa é uma alteração de processo ou uma integração e não um fluxo automatizado. Dizemo-lo, ainda que a conclusão seja um projecto mais pequeno do que o que veio à conversa.

Preferencialmente por interface programática, mesmo quando implica pedir ao fornecedor. É mais estável, é testável e não quebra quando o ecrã muda. A negociação com o fornecedor do sistema demora e é quase sempre o caminho mais curto a médio prazo.

Quando não existe interface e não vai existir, a automação sobre a interface gráfica é uma solução legítima e frágil, e dizemos as duas coisas. Funciona, e quebra com actualizações do sistema, pelo que exige manutenção orçamentada e monitorização que detecte a quebra antes do utilizador.

O que evitamos é construir sobre uma interface gráfica quando existe alternativa, por ser mais rápido de montar. A diferença aparece ao fim de seis meses, quando a primeira actualização do sistema partir o fluxo e ninguém se lembrar de como ele funcionava.

Pelo tempo total do processo de ponta a ponta antes e depois, medido com a mesma definição nos dois momentos. É o indicador mais difícil de manipular e o que melhor descreve o que mudou para quem espera pelo resultado.

Pela proporção de casos que chegam à fila de excepções e pela razão. Uma automação com vinte por cento de excepções pode ser excelente se essas excepções eram antes tratadas com o mesmo esforço, e pode ser má se está a criar trabalho que antes não existia.

E pela linha de base, medida antes. O erro mais comum e mais caro é começar a medir depois de automatizar, o que torna impossível saber se o que se está a ver é melhoria, degradação, ou o mesmo desempenho de sempre visto pela primeira vez com instrumentos.

Com revisão periódica marcada e não com manutenção reactiva. Um fluxo que corre há um ano sem ninguém olhar para ele está a produzir resultados que ninguém verificou recentemente, e a descoberta de que deixou de funcionar correctamente costuma vir de fora e não de dentro.

E com monitorização sobre o resultado e não apenas sobre a execução. Um fluxo que corre sem erro e produz dados errados passa em qualquer verificação técnica, e a única forma de o detectar é verificar periodicamente uma amostra do que produziu contra o que devia ter produzido.